Opća pravila sudjelovanja na ZEPS sajmovima sadrže obavezujuće upute kojima se regulišu prijavljivanje, izlaganje i poslovne aktivnosti na sajmovima, a na osnovu kojih se zasniva obligacioni odnos između TAPAS d.0.0. Zenica kao organizatora sajmova ZEPS i učesnika-izlagača. U slučajevima kada izložbeni prostor zakupljuju drugi organizatori sajmova radi izvođenja kolektivnih izložbi u svom aranžmanu, organizator zadržava pravo izmjene navedenih cijena.
Tačka 1
Prijava za izlaganje podnosi se na tipsko-prijavnom obrascu štampanim slovima, te potpisana i ovjerena dostavlja na adresu sajma. Po istom postupku uz prijavu se dostavljaju i pripadajuće narudžbe sajamskih usluga. Prijava se podnosi 30 dana prije početka sajma. Upućivanjem prijave i narudžbi izlagač izražava svoju saglasnost s odredbama Opcih pravila sudjelovanja na ZEPS sajmovima, te stupa obligacioni odnos sa organizatorom. Nakon prijema uredne prijave, organizator će izlagaču poslati na saglasnost nacrt štanda. Izlagač je u roku od 3 dana dužan dostaviti pisanu potvrdu prijema i eventualne primjedbe. U suprotnom, smatrat će se da je nacrt prihvaćen. Sve naknadne izmjene organizator će obračunati po cijeni uvećanoj za 30%.
Tačka 2
Prijava za izlaganje važi samo za prijavljenu firmu i podrazumijeva obavezu izlagača da prijavljene eksponate izlaže od otvaranja do zatvaranja sajma uz stalno prisustvo odgovorne osobe na štandu. Napuštanje sajma prije zatvaranja je strogo zabranjeno, Prijavljeni izlagač bez saglasnosti organizatora ne može dati u podzakup dodijeljeni izložbeni prostor (stand). U suprotnom, biće odstranjen sa sajma uz naplatu svih sajamskih narudžbi u punom iznosu.
Tačka 3
Uz prijavu o izlaganju izlagač dostavlja dokaz o uplati obaveznog iznosa od 256,41KM, bez PDV-a, (prijavna taksa i upis sa crno-bijelim logotipom firme u Katalogu sajma). Upis zastupanih firmi je besplatan. Prijava bez dokaza o uplati obaveznog iznosa ne obavezuje organizatora, a obavezuje izlagača.
Tačka 4
Organizator će nakon prijema uredne prijave i ispostaviti fakturu koju je izlagač dužan uplatiti u cijelom iznosu prema roku iz fakture. Troškove bankovne provizije snosi izlagač. Izlagač može osporiti fakturu pismeno organizatoru u roku od 5 dana od dana dostavljanja, ali je dužan nesporni dio uplatiti u rokovima iz prethodnog stava. Ispostavljanjem fakture organizator potvrđuje ispunjenje svih fakturisanih narudžbi izlagaču. Narudžbe u toku sajma izlagač je dužan uplatiti odmah. Izlagači iz BiH plaćaju iznos iz fakture u KM, a inoizlagači u EUR. Organizator zadržava pravo da, u slučaju inflacije EUR, koriguje cijene.
Tačka 5
U zavisnosti od raspoloživog prostora organizator može prihvatiti prijavu i uplatu poslije propisanih rokova uz pravo uvećanja svih sajamskih cijena na ime povećanih troškova.
Tačka 6
Organizator pridržava pravo da na teret izlagača zadrži eksponate, opremu i drugu imovinu izlagača do izmirenja svih dugovanja. Organizator pridržava pravo prodaje zadržanih stvari ako izlagač ne izmiri obaveze u roku od 30 dana.
Tačka 7
Izložbeni prostor (štand) dodjeljuje se, u principu, prema redoslijedu prispjeća prijava i uplata. Dodijeljeni štand izlagač izuzima u Prijemnom birou sajma na osnovu originalnih dokaza o uplati obaveznog iznosa i ukupne sajamske narudžbe i to:
Tačka 8
Ukoliko se izlagač ne javi Prijemnom birou, odnosno ne izuzme dodijeljeni štand najkasnije 18 sati prije početka sajma, smatraće se da je odustao od izlaganja te organizator, po potrebi, prostor može izdati drugom izlagaču. Štand se izuzima i predaje na bazi službenog zapisnika. Nedostajući zaduženi štand-materijal naplaćuje se izlagaču po tri puta uvećanoj cijeni zakupa na licu mjesta. Izlagač je dužan isprazniti izložbeni prostor u roku od dva dana po zvaničnom zatvaranju sajma. U suprotnom će to uraditi organizator na teret izlagača.
Tačka 9
Prijavljeni izlagač može odustati od izlaganja pod određenim vjetima, i to:
Tačka 10
U slučaju kada izlagač sam izvodi štand, dužan je pridržavati se propisa o tehničkoj zaštiti, uputa organizatora i standarda uobičajenih za međunarodne sajmove. Kod izvođenja većih i složenih štandova vlastitoj režiji izlagača obavezna je saglasnost organizatora na projekat. Kada izlagač samostalno oprema štand, organizator sajma ima pravo na naplatu režijskih troškova nastalih u montaži i demontaži visini od 3% po m² sajamske cijene opremljenog prostora.
Tačka 11
Izlagač je dužan osigurati vlastitu opremu, izložbene eksponate i robu od provalne krađe, oštećenja, uništenja i drugih rizika kod službenog osiguravatelja sajma. Organizator sajma ne snosi odgovornost za opremu, izložbene eksponate i robu koju izlagač ne osigura, kao ni za osiguranje od otuđenja u radno vrijeme sajma. U slučaju da izlagač nanese štetu organizatoru sajma, drugom izlagaču ili trećem licu, dužan je štetu nadoknaditi, u skladu sa općim propisima.
Tačka 12
Sve druge poslovne aktivnosti, izuzev izlaganja eksponata, regulišu se po posebnim uslovima u bilateralnom odnosu sa organizatorom i obavljaju na osnovu posebnog pisanog odobrenja organizatora. Odredba iz prethodnog stava odnosi se i na izlagača kada ove aktivnosti obavlja izvan zakupljenog izložbenog prostora.
Tačka 13
Izlagaču pripada pravo dodjele besplatnih izlagačkih iskaznica-službenih ulaznica i to:
Tačka 14
Radno vrijeme za izlagače je od 9:30 do 18:30, a za posjetioce od 10 do 18 sati.
Tačka 15
Čišćenje i održavanje higijene štandova i zajedničkih sajamskih prostorija obaveza je organizatora. Cijena čišćenja štandova je navedena u cjenovniku.
Tačka 16
U slučaju promjene termina sajma usljed više sile izlagač nema pravo naknade štete od strane organizatora. Organizator će o novom terminu sajma obavijestiti izlagača odmah po nastanku razloga za promjenu.
Tačka 17
Sve eventualne sporove rješava nadležni sud u Zenici.
Tačka 18
Opća pravila sudjelovanja su sastavni dio prijave - narudžbe bez obzira na način dostave i prijema prijave - narudžbe.
